La transformación digital para las empresas de Málaga

La transformación digital para las empresas de Málaga

Las empresas de Málaga tienen la oportunidad de subirse al carro de la tecnología, pero para ello tienen que ser conscientes de que hay que cambiar el chip. Por eso, la recomendación que hacemos es que se sumen al proceso de digitalización de todos sus documentos. Las ventajas son amplias, aunque la más grande es que te sirve para poder estar a la última y poder meterte en la rueda de la tecnología. Así que lo que tienen que tomar es nota para poder evolucionar.

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital. La digitalización de documentos es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología computacional.

 Una cámara digital o un escáner sacan una fotografía electrónica, que convierte la imagen del documento en códigos numéricos para que sean tratados por el ordenador mediante un software de captura.​ La información digitalizada queda posteriormente almacenada en diversos soportes que permiten guardar grandes cantidades de datos en poco espacio. La digitalización de documentos forma parte esencial de la preservación digital encargándose de la conservación de la información de los documentos.

La digitalización de documentos es un proceso el cual está muy normalizado y el cual debe hacerse bajo unas condiciones determinados y unos requerimientos básicos para una correcta digitalización, es por eso que necesita unas características técnicas determinadas, las cuales pueden depender del formato de origen del documento y la finalidad que se le vaya a dar a la copia digitalizada.​

Por esto te decimos que contactes con GIT DOC, porque te ayuda con el proceso de transformación digital reorganizando tu modelo de trabajo de gestión documental. Te asesoran planteando nuevas formas de trabajo e incorporando nuevas metodologías de funcionamiento en los procesos digitales. Como empresa de digitalización de documentos convierten tus documentos en papel en documentos electrónicos con los metadatos necesarios para que todo el personal de la empresa pueda acceder a ellos desde cualquier lugar.

 Y además, analizan el ciclo de vida del documento en tu empresa, identificando el documento dentro del proceso de gestión documental, definiendo el cuadro de clasificación de series y documentos y estableciendo los plazos de conservación y custodia de la documentación, así como los periodos de destrucción de documentación.

El proceso de digitalización analógica está formado de cuatro procesos:

Muestreo (sampling). Consiste en tomar muestras periódicas de la amplitud de la señal. La velocidad con que se toma esta muestra (el número de muestras por segundo), conocido como frecuencia de muestreo. Cuanto menor es el valor del periodo de muestreo mejor constituida queda la señal analógica.

    Retención (hold). Las muestras tomadas han de ser retenidas (retención) por un circuito de retención (hold), el tiempo suficiente para permitir evaluar su nivel (cuantificación). Desde el punto de vista matemático este proceso no se contempla, ya que se trata de un recurso técnico debido a limitaciones prácticas, y carece, por tanto, de modelo matemático.

    Cuantificación. Mide el nivel de voltaje de cada una de las muestras. Consiste en asignar un margen de valor de una señal analizada a un único nivel de salida. Incluso en su versión ideal, añade, como resultado, una señal indeseada a la señal de entrada: el ruido de cuantificación. ​

    Codificación.Consiste en traducir los valores obtenidos durante la cuantificación al código binario. Hay que tener presente que el código binario es el más utilizado, pero también existen otros tipos de códigos que también son utilizados.

Proceso

La digitalización suele ocurrir en dos partes: Discretización y Cuantificación, estos pueden ocurrir al mismo tiempo, aunque son conceptualmente distintos. Todo proyecto de digitalización, en general, debe contemplar tres aspectos fundamentales:

  •     Los objetivos que se quieren lograr
  •     El ámbito de aplicación de aplicación
  •     La responsabilidad de las partes involucradas

También deben de tenerse en cuenta tres fases diferente, pero estrechamente ligadas en tres sí:

    Fase archivística: preparación de la digitalización de documentos según las reglas archivísticas.

    Fase tecnológica: aplicación de reglas ligadas a la tecnología de la digitalización.

    Fase legal: cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar el valor de los documentos digitalizados.

En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:

    Captura con escáner del documento físico.

    Indexado de la información extraída del documento.

    Almacenamiento del documento y la información para una posterior búsqueda.

Ahora ya saben donde las empresas se tienen que implicar para poder mejorar.